Je únor. Firma si otevírá precizně připravený plán, který schválila v prosinci. Sedí čísla s realitou? Nejspíše ne. Poptávka zakolísala, vypadl dodavatel... Realita trhu bývá rychlejší než Excel. Zjistěte, proč statické plánování selhává a jak přejít na systém, který dává smysl každý měsíc.
Většina podniků, v momentě, kdy se plán začne rozcházet s realitou, udělá zásadní chybu: Plán hodí do šuplíku a přestanou jej sledovat. Tím ale ztrácejí kontrolu.
- Řešením není neplánovat vůbec nebo trávit více času nad tabulkami.
- Řešením je změna logiky – přechod na Rolling Forecast.
Proč často nefungují i velmi dobře připravené roční plány
Pokud se roční plán (Budget) stane za pár měsíců neaktuálním dokumentem, tak podle našich zkušeností z českých SME firem za to nejčastěji může kombinace dvou faktorů:
- Chybí kapacita: Plán někdo připravil v prosinci, ale v lednu začíná tvrdá realita – zakázky, lidi, hašení problémů. Plán je první věc, která letí ze stolu.
- Chybí okamžitý přínos: Management vidí, že plán neodráží realitu, např. když se zdražil materiál. Proto ho aktivně nepoužívá při rozhodování.
Analogie: Papírová mapa vs. online navigace
Představte si Budget jako papírovou automapu. Na cestu vám stačí, dokud nenarazíte na nečekanou uzavírku. Jakmile se situace na silnici změní, mapa vám nepomůže najít novou trasu. Jen vidíte, že jste jinde.
Oproti tomu Rolling Forecast funguje jako kvalitní gps navigace.
- Vidí, kde jste byli (minulost).
- Vidí překážku na cestě právě teď (realita).
- Okamžitě přepočítá trasu do cíle podle aktuální dopravy (budoucnost).
Firmy dnes nepotřebují vědět, že plán z ledna nevyšel. Potřebují vědět, kudy jet zítra, aby dojely do cíle včas.
Co je Rolling Forecast (klouzavý výhled)
Rolling Forecast je metoda dynamického finančního firemního plánování, při které se pravidelně aktualizuje výhled hospodaření. Typicky na klouzavých 12 měsíců dopředu.
Na rozdíl od statického Budgetu se Forecast neustále posouvá v čase a upřesňuje budoucí odhady. A to na základě aktuálních tržních dat a výsledků, nikoliv na základě zastaralých informací z minulého roku.
Jaký je rozdíl mezi Budgetem a Forecastem?
| Parametr | Budget (statický plán) | Rolling Forecast |
|
Horizont |
Pevně daný (např. leden - prosinec) | Klouzavý, vždy 12 měsíců dopředu |
|
Data |
Vychází z předpokladů na podzim | Vychází z reality dnešního dne |
|
Účel |
Kontrola a nastavování odměn | Rozhodování a řízení byznysu |
|
Metafora |
Papírová mapa | Nejlepší GPS navigace |
Tip z praxe: „Doporučujeme model klouzavých 12 měsíců dopředu. Proč? Protože majitele firmy v září nezajímá jen konec roku (který je za rohem), ale hlavně to, jak bude vypadat cash flow v lednu a únoru příštího roku. Řízení firmy je kontinuální proces, nekončí Silvestrem.“, říká Jakub Ben, Growth & Marketing Operations (+malé foto)
Jak začít: První krok není tabulka
Mnoho firem se pokouší o Rolling Forecast svépomocí a narazí. Otevřou Excel a začnou tvořit složité vzorce. To je chyba.
Když nastavujeme plánování my, nezačínáme tabulkou, ale otázkami:
- Kam se chce firma reálně dostat?
- Co dnes firmu brzdí?
- Kde vzniká největší nejistota? Jsou to zakázky, marže, cash flow nebo něco jiného?
Teprve když máme jasno v cílech a současném stavu byznysu, stavíme systém.
4 čísla, která sledovat
Nepotřebujete stovky řádků. Aby byl Forecast funkční a řiditelný, doporučujeme zaměřit se na tato klíčová KPI:
- Tržby – očekávaný přísun peněz
- Krycí příspěvek/marže – kolik zbude po zaplacení přímých nákladů
- Fixní náklady – režie, která běží, i když nevyrábíte
- (Volitelně) provozní Cash Flow
Vše ostatní je až druhá vrstva. Díky tomuto zjednodušení dokážete včas podchytit například stav, kdy tržby rostou, ale zisk klesá, nebo nebezpečně rychlý růst personálních nákladů.
Nejčastější mýty a námitky
Možná si říkáte, že to zní hezky, ale nemáte lidi na to, aby každý měsíc předělávali plány. Pojďme si vyvrátit nejčastější obavy klientů.
Námitka 1: Je to strašně moc práce
Realita: Pokud je systém dobře nastavený, měsíční aktualizace Forecastu zabere cca 1 hodinu. Nejde o přepisování celého Excelu, ale o korekci předpokladů.
Námitka 2: Excel na to nestačí, potřebujeme drahý software
Realita: Pro většinu SME firem (výroba, služby) bohatě stačí chytře nastavený Excel nebo Google Sheet. Drahý software dává smysl, když firma vyroste do rozměrů, kdy data z více systémů už nejde počítat ručně.
Námitka 3: Stejně to nebude přesné
Realita: Cílem Forecastu není trefit se na korunu. Cílem je vidět trend a směr. Je lepší vědět přibližně, že za tři měsíce narazíte do zdi a moci uhnout, než s naprostou přesností do zdi narazit.
Role majitele: Rozhodovat, ne datlovat
Zavedení Rolling Forecastu zásadně mění psychologii ve firmě a atmosféru na poradách vedení. Role majitele není zadávat data do tabulek nebo kontrolovat vzorce.
Majitel se dívá na výstup a
- rozhoduje,
- koriguje směr,
- nastavuje priority.
- Končí formát porad, kdy se řešilo obhajování minulosti – proč plán nevyšel a kdo nebo co za to může.
+ Konstruktivní hledání řešení – co s tím uděláme teď, abychom cíle dosáhli. To je moment, kdy přecházíte na skutečné řízení.
Chcete mít ve financích jasno celý rok?
Přestaňte řídit firmu podle neplatné mapy z loňska. Pomůžeme vám nastavit Rolling Forecast tak, aby vám dával vám klidné spaní.
Chci nastavit funkční plánování a rozpočty
Často kladené otázky
Jaký je rozdíl mezi ročním plánem a Forecastem?
Roční plán je statický plán vytvořený jednou ročně (typicky na konci roku), který slouží ke stanovení cílů. Forecast je dynamický výhled. Pravidelně, nejčastěji měsíčně, se aktualizuje podle reálného vývoje na trhu a slouží k aktivnímu řízení firmy.
Kolik času zabere správa Rolling Forecastu?
U správně nastaveného systému ve středně velké firmě zabere aktualizace dat přibližně 1 hodinu měsíčně. Následuje krátká manažerská porada nad výsledky.
Musím si na Rolling Forecast pořizovat speciální software?
Ne. Pro většinu malých a středních podniků je plně dostačující profesionálně nastavený MS Excel nebo Google Sheets. Specializovaný software je vhodný pro velké podniky s komplexní datovou strukturou.
