Od pocitů k faktům: Jak interní kontrolní systém pomohl strojírenské firmě z Mladé Boleslavi získat kontrolu nad financemi

Přínosy a výsledky spolupráce

• Reporting: pravidelný měsíční proces s jasnými termíny a kontrolními mechanismy
• Majitel: klid a jistota v číslech: přehled o nákladech, maržích, výkonnosti zakázek
• CFO: jistota v rozhodování na základě dat, více času na strategické úkoly, úspora času o 20–25 %
• Přesnější plánování marží: náklady rozdělené na fixní a variabilní
• Systém řízení kapitálu: sledování dopadů rozhodnutí s předstihem
• Připraveno na audit: proběhl bez dodatečných nákladů či zpoždění
• AI a automatizace: připraveno pro digitalizaci procesů

Zákazník a jeho východiska

• Strojírenský podnik z Mladé Boleslavi
• Dodavatel technologických řešení a chytrých dopravníků pro automobilový průmysl i segment výroby jízdních kol
• Hlavní odběratel: Škoda Auto
• Stabilní česká firma s obratem okolo 100 milionů Kč ročně

„Společnost dlouhodobě rostla. Spolu s tím se rozrůstal i tým a bylo třeba jasně nastavit nastavit zodpovědnosti. Bez nich řízení financí postupně přestávalo mít jasný rámec.“ Pavel Peňáz, jednatel Conso.cz

Nová finanční ředitelka byla velice schopná, praktická a otevřená spolupráci. Co tedy od nás potřebovala? Podporu při zavádění formálního systému finančního řízení – od účetnictví po manažerské reporty.

Vedení firmy chtělo mít jistotu, že jsou:

• Data spolehlivá
• Procesy kontrolovatelné
• Rozhodnutí opřená o fakta, nikoliv odhady

Zadání a cíl

„Slova klasika se dají parafrázovat. Cíl zněl jasně. Získat opravdový pohled na finanční zdraví firmy – mít komplexní přehled bez nutnosti náboru ekonoma.“ Pavel Peňáz, jednatel Conso.cz

• Za tímto účelem jsme v Consu sestavili zadání:
• Tvorba pevného rámce finančního řízení
• Zavedení pravidelné manažerské závěrky
• Vyčištění účetnictví a zlepšení struktury nákladů
• Příprava přehledu o cashflow a dlouhodobého rozpočtu
• Nastavení vnitřního kontrolního systému, který sníží rizika a zvýší jistotu v datech
• Příprava společnosti na audit a další rozvoj

Řešení – implementace do firmy

1. Nejprve jsme zavedly systém a týmy. Ať to celé může fungovat

Projekt probíhal přímo s CFO a ředitelem závodu. Společně s nimi jsme vytvářeli podklady, strukturu reportingu i plánování. Zároveň jsme koordinovali spolupráci s externí účetní firmou. Dostala přesné kontrolní termíny, definované zodpovědnosti a metodiku kontrol.

Tím jsme nastavili nejen reporting, ale i procesní disciplínu – systém fungující i při personálních změnách. A to je stěžejní. Když CFO později odešla, firma na zavedený rámec plynule navázala. A to bez ztráty přehledu nebo chaosu v číslech.

2. Poté na řadu přišlo úvodní jednodenní finanční review

Provedli jsme komplexní jednodenní analýzu – finanční review, které dalo vedení rychlý a reálný obraz o současném stavu.

V rámci jediného dne jsme zhodnotili:

• Marže, cashflow, pracovní kapitál a investiční aktivitu
• Odchylky od plánu a meziroční vývoj
• Potenciální rizika a skryté rezervy v hospodaření
• Oblasti, v nichž účetnictví nedávalo přesný obraz reality

Výstup?

Komplexní přehled doplněný o sadu konkrétních doporučení, tedy akční plán pro následující období. Díky tomu firma okamžitě pochopila, kde unikají peníze, jaké procesy jsou neefektivní a co lze řešit rychle bez velkých investic.

3. Dlouhodobý CFO mentoring následoval díky spokojenosti s výsledky

Spokojenost s finančním review vedla k tomu, že jsme ve spolupráci pokračovali navazujícím krokem – mentoringem. Ten se nakonec stal jádrem celé spolupráce.

Každý měsíc jsme společně s finanční ředitelkou a ředitelem:

• Procházeli uzávěrku a výsledky z účetnictví
• Převáděli data do manažerských výkazů, které dávají smysl i pro nefinanční vedení
• Pomáhali nastavit rozpočty a cíle po jednotlivých střediscích
• Zaváděli cashflow model, který odhaloval přetlak financí nebo hrozící deficit
• Nastavovali interní kontrolní mechanismy jako pravidla pro schvalování faktur, interní reporting a validaci dat z účetnictví
• Součástí byla i konzultace možností automatizace a využití AI: např. nástrojů pro kontrolu účetních výpisů, detekci chyb nebo tvorbu interních dashboardů. Tyto inovace mají v budoucnosti pomoci šetřit čas a snižovat riziko lidských chyb.

Zásadní zjištění

Stejně jako u řady rostoucích středních podniků s obratem nad 80 milionů Kč se ukázalo 3+1 klíčových faktorů.

1. Finance se řídily spíše reaktivně než systémově

• Vedení se opíralo o statutární výkazy, které sice plní zákonné povinnosti, ale neumožňují řídit byznys.
• Chyběla logika plánování, rozpočtování a predikce.
• To vše vedlo k tomu, že místo strategických rozhodnutí směrem dopředu se čekalo a reakce nastala až zpětně.

2. Účetní výstupy nebyly použitelné pro manažerské řízení

• Náklady nebyly rozdělené na fixní a variabilní. Výsledky po střediscích nebyly sledované.
• Tím se ztrácela schopnost reagovat na skutečný výkon jednotlivých částí výroby.

3. Neexistoval interní kontrolní systém

• Kontroly probíhaly ex post až tehdy, když vznikl problém.
• Nastavením vnitřních mechanismů (revize, schvalování, termíny) se firma posunula k proaktivnímu řízení.

4. AI a automatizace mají reálný rozvojový potenciál, netřeba se bát

• Firma měla dostatečná data, ale nevyužívala je.
• Diskutovaná implementace AI pro kontrolu účetních výpisů a cashflow může do budoucna přinést výrazné úspory času i jistotu přesnosti.

„Celkově projekt potvrdil, že bez systému a validních dat se i zdravá firma může dostat do rizika. Ne kvůli výsledkům, ty byly ostatně dobré. Ale kvůli nejasnostem a chybějící finanční interpretaci.“ Pavel Peňáz, jednatel Conso.cz

Výsledky spolupráce

Hodnota spolupráce – lepší kontrola, méně rizika

Projekt přinesl měřitelné zlepšení efektivity a kontroly. Firma se zorientovala v číslech. Zavedla pravidelné závěrky. Nastavila procesy, které dávají pevnou půdu pod nohama.

Když se dostaneme k lidské stránce, projekt firmě ukázal, že:

• I jednodenní finanční review přináší konkrétní akční kroky a jistotu v číslech.
• Externí pohled pomáhá odhalit systémové slabiny, které zevnitř nejsou vidět.
• Mentoring CFO je efektivní forma rozvoje finančního řízení.

Zjistěte, kde má vaše firma potenciál ke zlepšení

Domluvme si jednodenní finanční review. Zjistíme, kde vás nejvíce tlačí bota a kde je místo pro vylepšení.

Díky finanční analýze získáte jistotu, že vaše řízení financí stojí na pevných základech – tedy na ověřených správně interpretovaných datech.