Controlling
Controlling je z anglického slova control = řídit. Nesprávná je záměna termínu controllingu s pouhou kontrolou, k čemuž samotný překlad navádí. Ačkoliv dozajista jedna z controllingových (i manažerských) funkcí je kontrola, pojem controlling sahá mnohem dál.
Často se o controllingu mluví v kontextu velkých organizací, které pro tuto funkci vyčleňují samostatné zaměstnance či celé oddělení. Controlling je ale záležitostí každého zodpovědného manažera, Controllingová činnost totiž znamená, že vedoucí plánuje, měří výkon, analyzuje odchylky, které poté hodnotí a zvažuje zdali přistoupí k nějaké akci. Tento proces lze velmi jednoduše, ale trefně vyjádřit schématem níže:
Controlling a plánování
Plán je základním stavebním kamenem controllingu bez plánování ten lze nastavit základní klíčové ukazatele. Aby plán mohl být zpracován na jakékoliv úrovni strategické nebo taktické, je potřeba přítomnost cílů. V současných mnoho podniků vlastně neví, kam směřují a tím nemají nastavené žádné cíle. Typickým příkladem plánů je rozpočet na celý rok což je pro společnost alfa a omega. Ovšem plán by se měl vyskytovat na všech řídících úrovních. Strategické (strategické plány – restrukturalizace, růst obratu, nové trhy) taktické (rozpočty) i operativní (plán výroby, cashflow). A měl by být součástí agendy každého oddělení nebo funkce. Bez plánu je vaše společnost jako lodička na moři která čeká kam ji vítr a vlny zavanou.
Controlling a měření
Aby controller mohl pracovat s plánem, je důležité, aby byl schopen vůbec měřit a ověřovat si to, co naplánoval. Dobrým příkladem je finanční plán – rozpočet. Ten zpracovává společnost obvykle na rok minimálně na úrovni výkazu zisku a ztráty v manažerském pojetí. Manažerské účty bývají seskupením účetních analytik. Tím je zajištěna měřitelnost – protože účetnictví mít musíme. Zároveň je zajištěna konzistence mezi rozpočtem a účetnictvím. To v reálu umožňuje měření a porovnávání jablek a jablek. Dobré krédo, které se týká měření je „co nelze měřit neexistuje“ toto by měl mít každý manager vždy před očima.
Porovnání
Porovnání v plánu a skutečnosti je technická záležitost kdy máme příležitost se podívat, jak moc jsme se odchýlili od plánu. Je to vlastně 1 krok jakékoliv srovnávací analýzy. Tento krok bývá velice technický. Obvykle je spojen s prací v excelu a jeho výsledkem jsou rozdíly na jednotlivých sledovaných položkách či ukazatelích. Z pohledu zpracování je snaha, aby tato činnost byla naprosto automatická nebo s automatizovaná. A pokud se vrátíme k našemu příkladu s výkazem zisku a ztráty, výsledkem budou dva sloupečky ve stejné struktuře a vypočtená odchykla jako prostý rozdíl. Žádná raketová věda.
Vyhodnocení odchylek
Vyhodnocování odchylek je v celém procesu controllingu možná ta nejsložitější část. Během této fáze musí kontrolér objasnit klíčové výkyvy na jednotlivých položkách. K tomu slouží různé metody mezi které patří příprava detailnějšího reportu pravidelná diskuse se zodpovědným pracovníkem analýza vnějšího prostředí. odchylka může být dobrá i špatná z pohledu hospodaření firmy každopádně pokud je materiální a významná zaslouží si detailnější vhled. Například pokud vidíme ve výsledovce velký rozdíl mezi personálními náklady při stejných tržbách je vhodné se ptát proč tato situace nastala. U klíčových nákladů společností je dobrá praxe pro nejdůležitější položky v rámci účetní závěrky připravovat zároveň i detailní přehledy. Přípravou pravidelné detailní analýzy lze vždy rozdělit vlivy na cenový a objemový což usnadňuje následné komentován plní skutečnosti.
Akce
Výsledkem vyhodnocení odchylky by mělo být rozhodnutí, zdali začneme si nějakou nápravnou akcí, která by nás přivedla zpět k plánu anebo nebudeme dělat nic. Standardním nástrojem, který se používá je akční plán, který definuje jednotlivé kroky, které je potřeba učinit abychom se dostali zpět do cílového plánovaného stavu. Alternativou je na základě porovnání a vyhodnocování odchylek i změnit plán. Musíme mít však na paměti ty plány by měli být co nejstabilnější ovšem v kontextu současných dynamických změn jako byl covid, čipová krize a válka na Ukrajině nemá smysl pokračovat s plánem který je nadhodnocený a nerelevantní.
O čem je tedy controlling
- Controlling není od slova kontrolovat, ale řídit
- Controlling je orientovaný na plán a na budoucnost
- Controlling plánuje, měří, porovnává, vyhodnocuje, podněcuje k akci a opět plánuje
